Indhold

25.04.17 09:00

Fire gode råd til arbejdet med digitaliseringsstrategier

Fire gode råd til arbejdet med digitaliseringsstrategier
Der er store forventninger til digitaliseringens potentiale. Men hvordan sikrer man egentlig, at man kommer i mål? KLK har samlet de bedste erfaringer med digitaliseringsstrategier og lavet en huskeseddel, der måske kan hjælpe jer på vej.

Digitalisering er for længst udråbt, som den disciplin, der skal være med til at forny de kommunale velfærdsydelser. Robotics, big data, velfærdsteknologi, monopolbrud, datamodeller, sikkerhed, arkitektur og infrastruktur er bare nogle af de områder, kommunerne arbejder med at implementere i velfærdsproduktionen.

Der er store forventninger til gevinsterne, og de teknologiske muligheder kan opleves som uendelige og komplekse. Så hvordan styrer I digitaliseringen? Hvordan udvælger I de indsatsområder, der passer bedst til jeres forretning, og som skaber den største værdi? Og hvordan og hvornår høster I gevinsterne?

Hvis I vil have svarene på disse spørgsmål, har I brug for en digitaliseringsstrategi, der virker. Men hvordan skal sådan en egentlig bygges op, hvad består den af, og hvordan kommer man i gang?

KLK giver jer her vores bedste erfaringer fra forskellige kommunale projekter på området.

1. Kobl forretning og digitalisering  

En digitaliseringsstrategi, der er udarbejdet i og af digitaliseringsafdelingen alene, har dårlige odds i forhold til at blive en succes, og den langsigtede virkning er tvivlsom. I stedet er det vigtigt, at digitaliseringsstrategien er tæt koblet til den forretningsmæssige udvikling på velfærdsområderne.

Hvis I fx har et mål om, at borgeren skal være behandler i eget liv, at andelen af unge, der gennemfører en ungdomsuddannelse, skal stige, eller at I ønsker at tiltrække virksomheder og erhvervsliv, så er det disse forretningsmål, som digitaliseringsstrategien skal være med til at understøtte.

En væsentlig del af strategiudviklingen kommer derfor til at handle om at få helt styr på, hvor kommunen skal bevæge sig hen i de kommende år. Dernæst skal strategien svare på, hvordan digitalisering kan være med til at hjælpe jer med at realisere disse målsætninger.

Kort sagt: Jeres digitaliseringsstrategi skal tænkes, formuleres og efterleves som en forretningsstrategi, der indeholder en række digitale elementer.

2. Udvid arbejdet omkring strategien og inviter indenfor

Succesraten for digitaliseringsstrategien stiger, hvis både dem, der styrer udarbejdelsen af strategien, og dem, som strategien handler om, er tæt knyttet til arbejdet med strategien og oplever både processen og resultatet som meningsfuldt og værdiskabende i forhold til deres dagligdag.

Digitalisering er ikke i sig selv værdiskabende, og derfor er det essentielt for en virkningsfuld strategi, at den gennem hele sin levetid knytter sig tæt til den forretning, den skal understøtte, og de interessenter – fx ledere og medarbejdere -, der skal udleve og efterleve strategien.

Strategien skal have bredt ejerskab og opleves som et stærkt supplement og støtte i den faglige udvikling. Det er derfor vigtigt at invitere en bred skare af interessenter med i arbejdet med strategiudviklingen lige fra de indledende overvejelser til det færdige resultat, gennem implementeringen og under opfølgningen.

Ejerskab etableres imidlertid ikke alene fordi, at væsentlige interessenter inviteres med i designet og indholdet af strategien. Et højt kommunikationsniveau og reel indflydelse på den færdige strategi er væsentlige forudsætninger for at lykkes med strategien.

3. Etabler ejerskab og en stærk governance

For at undgå at jeres digitaliseringsstrategi blot ender på hylden, er det vigtigt, at strategien kommer ud og lever i organisationen, og at I kontinuerligt holder fokus på, hvorvidt I når i mål med strategien. En stærk kommunikationsplan er et must for at holde øje på strategien.

Endnu vigtigere er det dog, at I får etableret en stærk governancestruktur og en hensigtsmæssig incitamentsstruktur omkring jeres strategi. Her er det særlig relevant, at de fagchefer og de nøglemedarbejdere, der skal sikre gevinsterne ved implementeringen, også er dem, der løbende følger indfrielsen af strategien fx i et projektråd.

Prioritering af de indsatser, der skal realisere strategien, vil være i gang allerede fra starten af strategiens levetid. Det er derfor en god ide at ofre tid og kræfter på en tydelig beslutningsstruktur og tegne tydelige mandater op for de personer, der er omkring strategien. Jeres governance skal mindst være så stærk, at det er tydeligt, hvordan I sikrer prioritering, når holdningerne brydes.

Udover governancestrukturen er det nødvendigt med en solid porteføljestyring, hvor det enkelte projekts bidrag til strategien står tydeligt, gevinster er skrevet frem, og målepunkterne er klare. Det giver jer et godt grundlag for at følge jeres strategi til dørs, prioritere de rigtige indsatser og projekter samt sikre det organisatoriske ejerskab.

4. Kom godt i gang

Mangler I inspiration i forhold til at komme i gang med jeres strategiarbejde, kan denne huskeseddel måske hjælpe jer på vej:

  • Find ud af, hvad I skal lykkes med i forretningen (forretningerne)
  • Etabler en inddragende proces, hvor I giver jer tid til at drøfte indhold og fremgangsmåde i strategiudarbejdelsen
  • Husk de fælleskommunale principper, der gælder for arkitektur og infrastruktur
  • Etabler en stærk kommunikation omkring strategiudarbejdelsen, og tag gerne på rundtur i organisationen
  • Arbejd med færre indsatser i strategien, men opstil tydelige mål
  • Lav en handleplan, og nedbryd den i tidsperioder
  • Etabler et projektråd til at følge projekterne, der skal indfri strategien
  • Etabler en stærk governance, så I sikrer, at fremdriften i jeres strategi er til stede og kan dokumenteres
  • Byg en strategi, I kan overskue at eksekvere, uden at kompleksiteten bliver for stor
  • Få opbakning i direktionen

Udnyt KLK’s erfaringer

Det kan være en fordel at begynde strategiarbejdet med en parathedsanalyse. Den kan give svar på, hvor I som organisation er stærke, og hvor I kan sætte ind for at gøre jer endnu stærkere. På den måde får I et billede af jeres digitale fundament.

I KLK har vi gennemført en lang række strategiforløb for kommuner, hvor vi har arbejdet fra bund til top i organisationen. Gennem bred involvering og inddragelse sikrer vi ejerskab til jeres strategiforløb. Sammen med jer udvikler vi handleplaner, etablerer målpunkter og arbejder med jer omkring kommunikationen og det vedholdende fokus på jeres strategi. Det er sådan, vi kan hjælpe med at skabe værdi i jeres organisation – og vi ved, det virker!


KL's Konsulentvirksomhed   Weidekampsgade 10   Postboks 3370   2300 København S   tlf. 3370 3321