Indhold

23.02.12 09:30

Hvor effektiv er administrationen i din kommune? - Få lavet en tilstandsrapport om administrativ effektivitet

KL’s Konsulentvirksomhed (KLK) har i samarbejde med en række kommuner udviklet en tilstandsrapport, der kan anvendes til at vurdere administrationens effektivitet. Tilstandsrapporten omfatter en vurdering af både kvantitative og kvalitative data med udgangspunkt i de lokale muligheder

Gevinsten

Tilstandsrapporten giver direktion og økonomiudvalg mulighed for at vurdere, om der i sammenligning med andre kommuner er administrative effektiviseringsmuligheder.

KLK’s tilstandsrapport for administrativ effektivitet:

  • Omfatter både de hårde data og fejlkilder – fx udbud af opgaver.
  • Opdeler administration i en række underkategorier.
  • Vurderer med neutrale øjne årsagerne til det administrative forbrug.
  • Bygger på inddragelse af økonomi- og personalemedarbejdere, men også medarbejdere i sektorforvaltningerne, så der er enighed om dataene.
  • Tager højde for de prioriteringer og andre lokale vilkår og fejlkilder, som gælder for den enkelte kommune – fx it-investeringer.

Resultatet

Resultatet præsenteres i en række figurer. Fx

Desuden præsenteres KLK’s vurderinger af:

  • Fakta
  • Forklaringer
  • Forbedringsmuligheder
  • Samlet vurdering på en rød-gul-grøn skala. Fx:

"Det er rigtigt godt, at KLK’s tilstandsrapport om administrativ effektivitet går i dybden med de lokale forhold og prioriteringer. Fx huser vi i Faaborg-Midtfyn Kommune et indkøbssamarbejde for fem kommuner. Hvis tallene ikke renses for disse fejlkilder, giver det jo et skævt billede af effektiviserings­potentialet” – udtaler budgetchef Morten Bentsen, Faaborg-Midtfyn Kommune.

Fremgangsmåden

Tilstandsrapporten udvikles i følgende seks trin:

  1. Databehandling
    Administrative ansatte afgrænses i FLD-data og fordeles på administrative hovedfunktioner: Økonomi, Personale, It, Borgerservice og Total.
  2. Dialogmøde med kommunens økonomi- og personalefunktion
    Et faktuelt spørgeskema om validering af data, fejlkilder mv. gennemgås. Desuden interview om: Økonomi, Personale, It, Borgerservice og Total.
  3. Workshop med deltagelse af kommunens økonomi- og personalefunktion samt repræsentanter fra sektorområder
    Kommentering af data samt mulige forklaringer og forbedringsmuligheder.
  4. Udkast til tilstandsrapport
    KLK udarbejder udkast til tilstandsrapport.
  5. Kommentering af udkast til tilstandsrapport
    Workshopdeltagere sender skriftlige kommentarer til rapportudkast.
  6. Præsentation af tilstandsrapport
    KLK præsenterer grafik og vurderinger for direktion/økonomiudvalg samt fremsender endelig tilstandsrapport.

Yderligere information

For yderligere information kontakt chefkonsulent Morten Højberg Vestergaard, KL's Konsulentvirksomhed på telefon 3370 3739 eller mail mohv@kl.dk


KL's Konsulentvirksomhed   Weidekampsgade 10   Postboks 3370   2300 København S   tlf. 3370 3321