Indhold

12.09.18 12:30

Hvor er jeres digitaliseringsplan?

Hvor er jeres digitaliseringsplan?
Selv om digitalisering er vigtig for en effektiv administration, er der langt mellem digitaliseringsplanerne for den administrative understøttelse. KLK laver i efteråret et digitaliserings- og organiseringstjek i 30 kommuner. Se her, hvad vi har observeret indtil videre.

I foråret havde KL’s Konsulentvirksomhed – KLK – 25 kommuner igennem et digitaliserings- og organiseringstjek af kommunernes administration, og i efteråret har vi indtil videre 30 kommuner på vores besøgsplan, hvor vi gennemfører et udvidet servicetjek.

Ud fra de foreløbige besøg er der primært fire opmærksomhedspunkter, som skiller sig ud. Det handler om, hvorvidt der er en plan for digitalisering af administrationen, om der er digitaliseret i dybden, om der er høstet de rigtige gevinster, og ledelse af forandringen.

Er der en plan for digitalisering af administrationen?

Alle kommuner har et stort fokus på at digitalisere deres administrative processer. Der er planer om at indføre mange nye løsninger. Flere vil gerne i gang med at bruge robotter. Men få kommuner har en plan for, hvordan de arbejder med deres digitalisering. En plan for digitalisering giver bl.a. overblik over, hvordan nye løsninger hænger sammen, den logiske rækkefølge i implementeringen, de forandringer, det betyder for administrationen og resten af organisationen, og hvilke gevinster der skal opnås.

Er der digitaliseret i dybden?

De fleste har nok prøvet at sætte en ny løsning i søen og så tænke, at projektet er afsluttet. Implementeringen af et nyt digitalt værktøj er dog ikke slut før, at værktøjet faktisk også bruges i organisationen. Erfaringerne fra forårets digitaliserings- og organiseringstjek er, at kun få kommuner med sikkerhed kunne sige, at flere end 25 procent af deres transaktioner faktisk gik igennem de nye løsninger.

Derfor er et vigtigt fokus i digitaliseringen af administrationen, at der digitaliseres i dybden. Det er med andre ord vigtigt at:

  • Følge op på, om løsningen anvendes, som den var tiltænkt
  • Følge op på, om løsningen anvendes i alle dele af organisationen
  • Gennemføre en løbende opfølgning på, hvor stor en del af transaktionerne der faktisk går gennem løsningen.
  • Undersøge, om I kan bruge de eksisterende løsninger bedre. Det er langt billigere end at sætte nye løsninger i udvikling og drift.

Gevinstrealisering; fik vi høste der hvor vi såede?

En kendt metode til gevinstrealisering i digitaliseringsprojekter er at reducere budgetterne med det beløb, der er forudsat i businesscasen. Det giver en garanti for, at gevinsten hentes hjem.

Men det er bestemt ingen garanti for, at gevinsten høstes, der hvor den var tiltænkt. Det er vores erfaring, at der ofte ikke er en opfølgning på:

  • Om systemet er implementeret som forudsat - dvs. at alle funktionaliteter virker, som de skal
  • Om der er implementeret i dybden - dvs. at systemet anvendes i det omfang, som det er forudsat
  • Om brugerne kan finde ud af at anvende systemet - dvs. om den tid, som det var forudsat, at en medarbejder skal bruge på eksempelvis at finde en vare i et indkøbssystem, holder stik.

Hvis gevinsten skal realiseres, uden at pengene tages fra kernevelfærden, er det vigtigt, at der sker en tæt opfølgning på forudsætningerne, og at indsatsen løbende justeres, så målet nås.

Hvordan ledes forandringen?

Ledelse af forandringen er en væsentlig forudsætning for både den succesrige digitaliseringsplan, digitalisering i dybden og gevinstrealisering. Det er et gennemgående træk ved de mange digitaliseringstiltag i administrationen, at de sjældent følges op med vedvarende støtte og vejledning til brugerne.

De fleste kan bekræfte, at der i kølvandet på et nyt system bliver gennemført uddannelse i brugen af systemet. Det er dog en indsats, der ofte afsluttes med projektet. Men med en personaleomsætning i kommunerne på mellem 20 og op til 40 procent per år på nogle områder, er det nødvendigt at uddannelsesindsatsen blive en integreret del af ledelse af forandringen.

En god ibrugtagning af et nyt system tager ofte flere år. Derfor er det vigtigt for en succesfuld implementering og efterfølgende gevinstrealisering, at der er en tæt kontakt og opfølgning hos brugerne af systemet, at man lytter til, hvad der kan gøres bedre, og at der løbende er adgang til uddannelse og vejledning i brugen af systemet.

KLK fortsætter i samarbejde med KL’s Moderniserings- og Effektiviseringsenhed servicetjekkene hen over efteråret og vinteren. Hvis du vil vide mere om vores servicetjek, så læs mere her og her, eller kontakt chefkonsulent i KLK Christian Braad, chsb@kl.dk, tlf. 33 70 31 42.


KL's Konsulentvirksomhed   Weidekampsgade 10   Postboks 3370   2300 København S   tlf. 3370 3321