Indhold

23.01.12 14:00

Ændret den 24.01.13

Nødvendige merudgifter - effektivt i alles interesse

Mange sager, uklare procedure og lang sagsbehandlingstid – opskriften på et udfordrende sagsbehandlingsarbejde?

Personer med varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne kan ydes dækning for såkaldt nødvendige merudgifter. Det er kommunerne, der varetager sagsbehandlingen, der dels handler om at vurdere, om borgeren er berettiget, om merudgifterne er dækket af lovens bestemmelser og om der er tale om sandsynliggjorte merudgifter for den enkelte.

I mange kommuner modtages relativt mange ansøgninger og sagsbehandlingen af disse sager kommer ofte til at fylde uforholdsmæssigt meget ved sagsbehandlerne – både i praksis og mentalt. Det skyldes bl.a., at sagsbehandlingen mange steder sker meget opbrudt og dermed over lang tid.

En stor del af sagsbehandlingstiden går med at indhente korrekte og dækkende oplysninger til sagens behandling, da sagerne typisk ikke er fuldt oplyste fra start. Hver gang man skal starte forfra eller sagen stopper op pga. manglende oplysninger, kan der gå uger, før den kan tages op igen, og derefter timer før sagsbehandleren er inde i sagen igen og dermed kan fortsætte, hvor man slap. Den meget opbrudte sagsbehandling betyder, at man har mange sager i gang samtidig, hvorved sagerne kommer til at fylde meget på den enkeltes bord – helt konkret og i overført betydning.

Men udfordringerne burde kunne løses. Det er i hvert fald i alles interesse, at sagsbehandlingen foregår så hurtigt og effektivt som muligt. For kommunen og sagsbehandleren er det selvsagt, for samarbejdsparterne giver færre henvendelser også mindre arbejde til dem, og for borgeren betyder en hurtigt afgjort sag, at man får refunderet sine udgifter noget før.

Alle parter har altså interesse i at få det til at lykkes. Men i praksis ser vi sagsbehandlingstider på både tre og fire måneder, så det er åbenbart ikke noget, der sker pr. automatik. Det handler om at få skabt effektive, stabile og anvendte arbejdsgange på området.

Effektivitet handler også om at skabe gode arbejdsforhold

I de kommuner, hvor man har arbejdet med arbejdsgange for denne type sagsbehandling, har formålet ofte været bredspektret. Man har ønsket at få behandlet borgernes sager hurtigere, man har ønsket at anvende færre ressourcer på opgaven, og man har ønsket, at sagsbehandlerne på området skulle kunne magte opgaven uden unødig belastning. En fokusering på gode arbejdsgange har tendens til at give resultater både i forhold til bedre borgerbetjening, anvendelse af uændrede eller færre ressourcer og skabe gode arbejdsvilkår.

Tidlig og præcis involvering af borgeren og andre samarbejdspartnere

Det helt centrale omdrejningspunkt i løsningen af udfordringerne på området handler om kontakt til borgeren så tidligt som muligt. Ved indledningsvist at rådgive borgeren om præcist hvilke typer at udgifter, der kan dækkes, og hvordan de skal dokumenteres, kan man dels reducere mængden af ansøgninger og dels få mere veldokumenterede ansøgninger. I praksis har man typisk udformet præcise guider for, hvad man skal oplyse og spørge borgeren om allerede ved den første telefoniske henvendelse.

Når de første initiativer er taget til at sikre bedre oplyste sager, handler det ofte om at sikre, at de så også bliver det i praksis. I stedet for at den enkelte sagsbehandler løbende skal forholde sig til, om der nu er de oplysninger, der skal være i sagen, kan dette arbejde placeres centralt i et sekretariat, der via simple tjekskemaer kan vurdere, hvornår sagen er tilstrækkelig oplyst. Først når man kan foretage reel sagsbehandling, modtager sagsbehandleren sagen. Hvis sekretariatet også rekvirere de lægelige oplysninger, kan også de være parat i sagen, når sagsbehandleren går i gang. Mantraet er, at sagsbehandleren ikke skal slippe sagen, når de først har taget fat i den.

Hvis det skal lykkes, kræves det, at alle ved, hvad der skal være på plads i sagen, og at arbejdet koordineres godt. Det kræver en god beskrivelse, sådan som de findes i arbejdsgangsbanken. Derudover kræver det, at den enkelte sagsbehandler understøttes i selvstændigt at træffe afgørelser fx via faglige guider om målgruppeafklaring og typen af merudgifter. Derudover skal der være struktur på arbejdsdagen. Fx har vi ofte anbefalet, at man umiddelbart efter møder med borgeren booker tid til at arbejde videre med sagsbehandlingen. Den veltilrettelagte arbejdsproces, den faglige klarhed og en velorganiseret arbejdsform gør, at sagsbehand­leren langt sjældnere skal stanse op. Dermed er den enkelte sag kortere tid på skrivebordet, og kommer til at fylde mindre – både i praksis og mentalt.


KL's Konsulentvirksomhed   Weidekampsgade 10   Postboks 3370   2300 København S   tlf. 3370 3321