Indhold

14.06.12 11:00

Sådan tilrettelægges den gode digitaliseringsproces

Kommunerne står i disse år over for at skulle anskaffe og implementere nye digitale løsninger - løsninger der har til formål at effektivisere den kommunale opgaveløsning med udgangspunkt i borgernes behov. En succesfuld omsætning fra strategi til effektiv implementering afhænger i høj grad af kommunens tilrettelæggelse af digitaliseringsprocessen. KL’s Konsulentvirksomhed (KLK) kan bistå kommunen i arbejdet med tilrettelæggelsen, som indebærer et øget fokus på processen før, under og efter den nye digitale løsning anskaffes og implementeres

At anskaffe og implementere nye digitale løsninger kan ikke klares ved en kort og hurtig indsats, men kræver en omhyggelig proces, der starter et godt stykke tid før der sættes strøm til den nye digitale løsning.

Det er KLK’s erfaring, at man med fordel kan dele processen med anskaffelse og brug af nye digitale løsninger op i tre hovedelementer: Før, under og efter den nye digitale løsning anskaffes og implementeres.

Før

Før den nye digitaliseringsløsning anskaffes og implementeres, er der en række forhold, der skal undersøges og analyseres. Det drejer sig om:

  • Hvad er potentialerne i den nye løsning? Det kan fx dreje sig om resultater for borgerne, effektivitet og produktivitet samt trivsel. Her kan man med fordel opstille en business case med omkostninger, resultater og effekter for den nye løsning
  • Er vi parate til forandringen? Hvad er vores erfaringer med digitale forandringer, og hvordan er vores digitale modenhedsniveau? Hvordan vil vi gribe forandrings­processen ledelsesmæssigt an, og hvordan sikrer vi medarbejdernes engagement?
  • Ved vi, hvori det nye består, og ved vi, hvad der virker? Hvordan får vi afdækket de nye muligheder gennem innovative processer med fokus på ideudvikling og analyse, og hvordan får vi afprøvet, hvilke ideer der virker i praksis?


Under

Se også

Når vi skal implementere den nye digitale løsning, ligger hovedfokus på selve de konkrete handlinger og aktiviteter, vi skal udføre for at få den nye digitale løsning udrullet i vores or­ganisation.

Det drejer sig fx om:

  • Analyser af vores eksisterende og kommende arbejdsgange med henblik på tilpas­ning til det nye system
  • Forankring af det nye system hos ledelsen og medarbejderne
  • Kompetenceudvikling af medarbejderne
  • Kommunikation til borgere, medarbejdere og samabejdspartnere
  • Fokus på forandring af kulturen og de nye arbejdsgange den nye løsning giver i vores organisation

Efter

Når der er sat strøm til den nye løsning, og vi arbejder efter de nye arbejdsgange, er der stadig en række opgaver. Det handler fx om:

  • Opfølgning på de mål og succeskriterier der var for den nye løsning, fx i business casen og opfølgning på medarbejdertrivsel og kundetilfredshed
  • Fortsat fokus på at fastholde de nye rutiner og samtidig være klar til, at der til stadig­hed vil være brug for forbedring af arbejdsgangene
  • Spredning af erfaringerne med den nye løsning og forankring af de gode arbejds­rutiner og vaner
  • Hvad vi har lært af den proces, vi har været igennem, og hvordan sikrer vi fortsat læring og forbedring af vores måder at bruge systemet samt spredning af erfaringen til andre digitale projekter

Hvis du vil vide mere om KLK’s arbejde med tilrettelæggelse af digitaliseringsprocesser, kan du kontakte chefkonsulent Peter Bogh på tlf. 3370 3275 (peb@kl.dk)


KL's Konsulentvirksomhed   Weidekampsgade 10   Postboks 3370   2300 København S   tlf. 3370 3321