Indhold

06.10.11 21:30

Ændret den 31.03.13

Sagsoptimering gør en positiv forskel

I løbet af 2009 og 2010 har 20 kommuner fået KL's Konsulentvirksomheds (KLK) hjælp til at optimere deres arbejde med miljøgodkendelser på landbrugsområdet. Det har gjort en markant positiv forskel på den tid, landmanden må vente på en godkendelse, og på medarbejdernes kompetence i at udføre det meget komplicerede sagsarbejde.

Det nyttede

Det er blevet undersøgt i 20 kommuner, om optimeringen af arbejdet med miljøgodkendelser har givet de forbedringer, som kommunerne forventede. Svaret er et klart ja, som det kan ses af figuren her:

Antallet af ekspederede husdyrsager

Kurverne viser antallet af ekspederede husdyrsager. Den røde streg viser de kommuner, som har fået bistand, mens den blå er alle kommuner i landet. Som det kan ses, er de ’røde’ kommuner noget efter de øvrige i starten.

Men det ses også af figuren, at ’de røde’ kommuner indhenter og overhaler landsgennemsnittet i slutningen af perioden. Og man kan have en formodning om, at ’de røde’ også i fremtiden vil vise sig at være produktive, fordi de har fundet frem til effektive metoder i arbejdet.

I den indledende snak med kommunerne har tidsforbruget til selve forbedringsarbejdet været et tema. Arbejdet med arbejdsgange strakte sig over op til 7 hele dage på ½ år, hvor medarbejderne ikke kunne arbejde med deres sædvanlige opgaver. Det var ikke altid let at få workshops passet ind i en travl hverdag. Derfor er det også glædeligt at konstatere, at kommunerne vurderer, at de har vundet mere end den forbrugte tid ind.

Gør det enkelt

Arbejdet med at optimere en sagsgang er for så vidt enkelt rent teknisk: Først kortlægges det, hvordan der arbejdes i dag. Dernæst ændres arbejdsgangen til noget mere elegant og effektivt på baggrund af medarbejdernes ideer og forslag. Endelig sikres det, at den nye arbejdsproces kan bruges i praksis ved at skabe de nødvendige forudsætninger for det. Til sidst udregnes det, hvad der er vundet i tid – den tid, borgeren skal vente på en afgørelse, og den tid, medarbejderne bruger på sagen. I miljøgodkendelser kan den vundne tid være betydelig; forbedringer op til 40% er mere reglen end undtagelsen.

Miljøgodkendelser er komplicerede og langstrakte arbejdsgange, der fagligt er meget udfordrende. Selv en god og effektiv arbejdsgang kan strække sig over 6-9 måneder med en samlet arbejdstid for medarbejderne på op til 100 timer. Derfor er arbejdet med effektivisering udfordret af, at det først efter et stykke tid bliver tydeligt, hvad der har været nyttige forandringer. På den måde ligner miljøgodkendelser fx store industribyggesager, udarbejdelse af kommunens budget, §50-undersøgelser af børn og arbejdet med sygedagpenge.

Gør alt klart fra starten

Det har været typisk for kommunernes arbejde at skabe arbejdsprocesser, der sikrer, at alle oplysninger er til rådighed ved starten af sagsarbejdet, i stedet for, som det tit ses, først bliver rekvireret undervejs i sagsbehandlingen. Det er sket ud fra en erkendelse af, at det tager meget tid at skaffe de ønskede oplysninger til veje. I den tid er det ikke altid muligt at arbejde videre med sagen, der så må ligge stille. Når oplysningerne endelig kommer frem, har sagsbehandleren svært ved at huske, hvor hun var i arbejdet med sagen og må bruge kostbar tid på at finde ud af det. Mentalt at komme tilbage til det sted i sagsbehandlingen, hvor afbrydelsen skete, er både besværligt og spild af medarbejderens (og kommunens) tid.

Nye kompetencer

I forbindelse med nye arbejdsgange opstår tit et behov for udvikling af nye kompetencer blandt medarbejderne, så de nye arbejdsgange kan fungere efter hensigten. Det var der opmærksomhed på i arbejdet med miljøgodkendelser, der blev suppleret med udviklingsplaner for medarbejderne. Var det led sprunget over, var der risiko for, at den nye arbejdsgang ikke blev til noget – og så havde alle faktisk spildt deres tid!

En anden ledelse

At arbejde med og at fastholde forbedringer kræver, at ledelsen arbejder på en lidt anden måde end tidligere. Lederen skal i endnu højere grad være til stede, hvor arbejdet foregår. Hun skal hjælpe organisationen ved at få øje på de muligheder, der er for at forbedre arbejdet og bruge tid på at drøfte arbejdets udførelse med medarbejderne. Lederen skal insistere på, at medarbejderne kommer med ideer til løbende forbedringer af både arbejdet og arbejdsmiljøet.

En særlig udfordring var det at få arbejdet med en forandringskultur, som kunne understøtte arbejdet med forbedringer. Bl.a. skulle medarbejderne acceptere den ændrede lederadfærd og ikke opfatte den som øget kontrol af deres arbejde, men som udtryk for et ønske om at forbedre både kvaliteten af arbejdet, øge produktiviteten og forbedre arbejdsmiljøet.

Alt i alt er der god grund til at ønske kommunerne til lykke med succesen med at effektivisere arbejdet med miljøgodkendelser til glæde for dem selv og ikke mindst til glæde for de borgere, som har søgt om en godkendelse.

Vil du vide mere?

Hvis du vil vide mere om KLK's arbejde med optimering af sagsgange, er du velkommen til at kontakte konsulent Peter Lindrup på tlf. 3370 3395 eller mail pel@kl.dk.

 


KL's Konsulentvirksomhed   Weidekampsgade 10   Postboks 3370   2300 København S   tlf. 3370 3321