Indhold

07.09.17 14:30

Effektive arbejdsgange giver kortere sagsbehandlingstider på det tekniske område

Effektive arbejdsgange giver kortere sagsbehandlingstider på det tekniske område
Kommunerne har de seneste år fokuseret på at levere god service, når virksomheder og borgere søger om byggetilladelser og miljøgodkendelser. I KLK kan vi bl.a. hjælpe med at afkorte sagsbehandlingstiderne ved hjælp af LEAN.

KLK har stor viden om og erfaring med processer, der fører til mere effektive arbejdsgange på det tekniske område – og som dermed kan bidrage til at forkorte sagsbehandlingstiderne.

Inden for de sidste par år har KLK hjulpet mange kommuner til kortere sagsbehandlingstider gennem LEAN-forløb. LEAN-metoden fokuserer på, hvor sagsbehandlingen går i stå, og hvordan disse stop i sagsforløbet kan minimeres.

KLK gennemfører i forløbet en kortlægning sammen med involverede ledere og medarbejdere, der derefter drøfter, hvordan de enkelte delprocesser i sagsforløbet kan ændres, så sagen samlet set bliver afgjort hurtigere. 

For KLK er det vigtigt, at de involverede medarbejdere er med til at udpege forbedringspotentialerne, vælge løsninger derpå, og at ændringer træder i kraft hurtigst muligt. KLK bidrager gennem forløbet til, at de forudsætninger, der skal være til stede for, at en ny arbejdsgang kan fungere i praksis, kommer på plads. Det kan fx være en ny opgavefordeling, kompetenceudvikling eller rammer for inddragelse af interne og eksterne samarbejdspartnere.

KLK lægger derudover vægt på at være en aktiv sparringspartner for ledelsen, der har en central rolle, i, under og efter processen at holde fokus på at få gennemført den nye praksis, så den reelt forbedrer sagsbehandlingstiden.

I et samarbejde omkring effektive arbejdsgange kan KLK bl.a. tilbyde et forløb, der:

  • Skaber ejerskab blandt ledere og medarbejdere til nye arbejdsgange gennem en tæt inddragelse af alle, der er involveret i sagsbehandlingen
  • Inddrager borgere og virksomheders oplevelse af kommunens service i forløbet
  • Afdækker eksisterende arbejdsgange og samarbejdsflader, herunder i forhold til andre relevante afdelinger/teams
  • Optimerer sagsforløbet ved at ændre, afskaffe eller omlægge sagsbehandlingsprocesser, så sagen bliver afgjort hurtigere
  • Understøtter en hurtig og direkte implementering af nye arbejdsgange, så beslutninger føres ud i livet med det samme
  • Følger op på de iværksatte beslutninger og evaluerer, om de virker efter hensigten
  • Sikrer at forudsætninger for ændrede arbejdsgange er tilstede, fx ift. kompetencer, ressourcer mv.
  • Integrerer organisatoriske og ledelsesmæssige perspektiver, der understøtter implementeringen, fx ift. specialisering, faglig ledelse mv.

Hvis du vil vide mere om KLK’s arbejde med effektive arbejdsgange på det tekniske område, er du velkommen til at kontakte chefkonsulent Søren Sønderby, sby@kl.dk, 3050 5333.


KL's Konsulentvirksomhed   Weidekampsgade 10   Postboks 3370   2300 København S   tlf. 3370 3321