Bedre og hurtigere byggesagsbehandling

Randers Kommune vil have en byggesagsbehandling, der er præget af god service, kompetente folk samt smidig og hurtig sagsbehandling. Derfor kontaktede kommunen KL’s Konsulentvirksomhed (KLK) med henblik på at optimere samarbejde og arbejdsgange forbundet med byggesagsbehandlingen.

”Vi er konstant opmærksomme på at forbedre forholdene for specielt erhvervslivet. Derfor er vi interesserede i, hvordan vi bedst kan tilrettelægge sagsbehandlingen, så vi både kan levere den gode service og en hurtig sagsbehandling”, forklarer sektionsleder i Byg i Randers Kommune Søren Fonseca.

I samarbejde med KLK blev samarbejde og arbejdsgange i forhold til byggesagsbehandlingen i Randers Kommune kortlagt. Kortlægningen viste, at der var for mange tilfælde, hvor sagerne unødigt skiftede hænder undervejs i processen. Samtidig var sagsbehandlingen distriktsinddelt, hvilket gjorde det vanskeligt at prioritere sager og opnå tilstrækkelig ekspertise for udvalgte sagstyper.

”På baggrund af KLK’s analyse er vi i stedet begyndt at pulje sagerne – dog med en vis grad af specialisering inden for eksempelvis bolig, detail og erhverv.

Samtidig har Randers Kommune lavet en vagtordning blandt byggesagsbehandlerne, som besvarer og håndterer løbende henvendelser til afdelingen samt håndterer anmeldesager”, siger Søren Fonseca og fortsætter:

”Det har gjort arbejdet lettere for sagsbehandlerne, fordi det giver tid til mere fordybelse i sagerne, ligesom

mange anmeldesager kan sagsbehandles nærmest samme dag, som de kommer ind. Resultatet er, at vi lettere kan prioritere sager og mindsker forstyrrelser blandt sagsbehandlerne, hvilket i sidste ende også giver et bedre arbejdsmiljø”.

Yderligere er grænsen, for hvornår sagsbehandleren selv kan give dispensation i forhold til plangrundlaget, skubbet.

”Det betyder, at sagerne ikke behøver at skifte hænder, og at det er blevet lettere for sagsbehandlerne selv at gøre sagen færdig”, siger Søren Fonseca.

Kontakt chefkonsulent Søren Sønderby, sby@kl.dk, tlf. 3050 5333, hvis du vil vide mere om projektet, eller hvordan KLK kan hjælpe jer med et lignende projekt.