Bruger I data i tilstrækkelig grad i forhold til jeres byggesagsbehandling?

Brug data til at få styr på jeres byggesagsbehandling

Til trods for en markant politisk bevågenhed og administrativt fokus har mange kommunerne samlet set svært ved at leve op til servicemålsaftalen for byggesager. Det er dog ikke et billede, der kendetegner alle kommuner, og der stor forskel i sagsbehandlingstiden på tværs.

De ti hurtigste kommuner har i snit under 20 dages behandlingstid, mens det tilsvarende tal for kommuner med lange ventetider er over 80 dage i snit. Det kan både gå ud over virksomheder og borgeres tilfredshed med kommunen og kommunens økonomi.

Forestil dig følgende: Endelig skal drømmen om den nybyggede villa, udvidelsen af udestuen eller den nye altan, føres ud i livet. Du ved lige præcis, hvordan det skal se ud. Der er lagt en detaljeret plan. Finansieringen er på plads. Alt er klar til, at drømmen kan blive til virkelighed. Du mangler blot byggetilladelsen, der skal være på plads, inden arbejdet kan begynde. Problemet er, at det kan tage lang tid, før den er i hus - rigtig lang tid.

Ventetiden er blevet længere

Drømmene om nyt byggeri - privat eller erhvervsmæssigt – bliver sat på hold i takt med, at sagsbehandlingstiderne på byggetilladelser bliver længere. Ifølge en analyse fra Dansk Byggeri er antallet af dage – siden 2017 -, en byggetilladelse er i behandling hos kommunerne, steget fra i gennemsnit 36 dage til 50 dage.

Og det er vel at mærke fra ansøgningerne er fyldestgørende og ikke mangler informationer til sagen er afgjort. Ventetiden fra borgeren registrer sin ansøgning i Byg og Miljø, til at den endelige afgørelse ligger fast, kan altså være markant længere.

Sagsbehandlingstiden lever heller ikke op til den servicemålsaftale, som er indgået mellem KL og regeringen. Den nyeste servicemålsstatistik fra KL viser, at kun 64 % af byggesagerne behandles inden for de aftalte servicemål, mens de gennemsnitlige sagsbehandlingstider på tværs af sagstyper for fire ud af fem ligger over servicemålene.

Årsagerne til de stigende behandlingstider skal ifølge kommunerne selv findes i stigende arbejdsbelastning og tilskrives bl.a. stigende byggeaktivitet og høj kompleksitet i sagerne samt implementering og konsekvenser af det nye bygningsreglement, BR18.

Data kan vende udviklingen

Det kan have store konsekvenser for såvel borgere som virksomheder, hvis éns byggesag trækker ud. Den store forskel kommunerne imellem viser imidlertid, at der er et potentiale for forbedring af sagsbehandlingstiden.

Der er vores erfaring i KLK, at der arbejdes indgående med procesoptimering og sagsbehandlingstider i kommunerne, men at det er en udfordrende opgave, hvor fokus på proces og fortællinger om enkeltsager kan sløre det styringsmæssige overblik. Data er her en oplagt vej til at få et nyt blik på, hvordan belastningen og arbejdet med byggesagsbehandlingen faktisk skrider frem.

Spørg derfor jer selv om:

• Hvad ved vi faktisk om vores egne data?
• Har vi et løbende overblik over, hvor mange sager vi har overordnet, men også fordelt på sagsbehandler?
• Hvor mange sager modtager og afslutter vi pr. måned, og hvad er vores overholdelsesgrad?

Et sådant styringsmæssigt overblik vil ikke bare give jer konkret og relevant viden om jeres sager og sagsforløb. Det vil også være en platform i forhold til hvilke diskussioner omkring belastning og prioritering af medarbejdernes tid, I skal tage.

Vi har i KLK stor erfaring med at udvikle styringsløsninger med udgangspunkt i data. Er du nysgerrig på, hvordan data kan være med til at forbedre byggesagsbehandlingstiden hos jer, så tag fat i Jeppe Christoffer Aaløse, JECA@kl.dk  60194761 eller Marie Engstrøm Graversen, MEGR@kl.dk 30569791.